5 ting, som din virksomhed spilder tid på
Vi hører ofte, at tiden er vores mest værdifulde ressource. Tid kan ikke produceres, og på et eller andet tidspunkt løber tiden ud for os alle. Men hvorfor er det så nemt at lade tiden gå til spilde?
Ifølge en undersøgelse foretaget i 2014 af Salary.com, indrømmede 89% af arbejdsgiverne, at de spilder tid på arbejdet – hvilke er en stigning på 20% i forhold til året før.
For de fleste, måske med undtagelse for dem, der står på et samlebånd, er det naturligt at tjekke Facebook eller overveje livet over en kop kaffe. Og når man ser på det hele, er der en masse tid, der går til spilde.
Her er fem af de mest almindelige punkter, som skitserer hvad virksomheder spilder deres dyrebare tid på.
1. DIY ledelse
Der bliver brugt meget tid på bogholderi og selvangivelser. En undersøgelse udført af Intuit*, viste, at en gennemsnitlige lille virksomhed bruger en tredjedel af deres tid på administrative opgaver – som i stedet kunne bruges på virksomhedens kerneforretning. Det viste sig, at “opfølgning” (57%) og “påmindelser” (21%) var særlig tidskrævende opgave.
På den anden side af kloden, ser tidforbruget ikke anderledes ud. I Storbritannien spilder store og mellemstore virksomheder mere end tre uger hvert år, på at mestre deres it-systemer. Næsten halvdelen foretrækker at finde deres egne løsninger, fremfor at betale for professionel hjælp, hvilke i gennemsnit ender med et tidsforbrug på fire timer om ugen.
Smarte virksomheder spilder ikke værdifuld tid på at spare 100 kr., men vælger i stedet at benyttet et leaset kontorhotel med fuld faciliteter og tjenesteydelser. På den måde frigøres der mere tid til kerneforretningen.
*Virksomhed der sælger regnskabsassistance til små virksomheder.
2. Unødvendige møder
Vi har alle været på det unødvendige møde, hvor alt for mange medarbejdere har været samlet for at diskutere et mindre problem. Men hvor mange meningsløse møder, deltager vi egentlig i? Ifølge forskningen, involveres de fleste medarbejdere i mere end 60 møder hver måned, og 50% af dem anses for at være spild af tid. Lad os antage at et ordinært møde tager en time, vil der være mere end 30 timer – eller næsten en hel arbejdsuge – der er spildt hver måned. I USA menes det, at der bliver brugt omtrent 37.000 milliarder dollars af lønomkostningerne på meningsløse møder.
47% siger, at møder er den største ressource post på deres arbejdsplads og 39% indrømmede, at de blundede under møderne. 73% udfører andet arbejde ved møder og hele 91% sidder og dagdrømmer under møder.
Læs mere om hvordan du Ikke spilder tid på at hente kaffe, kager etc til dit møde – Book mødelokaler i København
3. Håndtering af e-mail
Vi modtager dagligt mange ligegyldige e-mails, som hurtigt sætter en stopper for produktiviteten. Her er vigtigt at vide, hvor grænsen går.
Ifølge den australske softwarevirksomhed Atlassian, modtager arbejdsgivere i gennemsnit mere end 300 e-mails om ugen, hvor den gennemsnitlige medarbejder tjekker sin indbakke omkring 36 gange i timen.
Desværre er problemet større end bare ren volumen. Spam-meddelelser vil koste 1.250 australske dollars (ca. 6.183 danske kroner) i tabt produktivitet pr. medarbejder pr. år og 4.100 australske dollars (ca. 20.295 danske kroner) er tabt pr. medarbejder på grund af “uforståelig skriftlig kommunikation”. For at toppe det hele anslås det, at det tager personalet 16 minutter at genvinde medarbejderens fokus efter håndtering indgående e-mail.
4. Internet tid
Du vil sandsynligvis lyve, hvis du hævder, at du aldrig har tjekket de sociale medier i arbejdstiden. De sjove videoer, billeder, kan nogle gange være fristende at modstå.
De største syndere af tid, ifølge Salary.com’s undersøgelse er Google (24%), Facebook (23%) og LinkedIn (14%). Overraskende ligger Pinterest og Twitter i bunden af listen med kun 1%. Der er selvfølgelig en meget enkel metode til at reducere den digitale tid på arbejdspladsen.
Løsningen er ikke altid effektiv- og meget sjældent populær. 27% af de adspurgte sagde, at deres arbejdsgivere havde blokeret alle ikke arbejdes-relaterede sites. 56% sagde, at de ville bruge den private mobiltelefon eller computer for at få deres behov dækket, hvoraf 8%, at dem ville overveje at opsige deres job, hvis ledelsen ville gennemføre en sådan regel. 14% sagde, at hvis det kom frem, at deres computer ville blive blokeret for web-browsing, ville de fravælge et evt. jobtilbud.
5. At blive afbrudt
Den gennemsnitlige medarbejder bliver afbrudt 56 gange om dagen, hvoraf 80% af disse pauser vurderes som unødvendige. Efter en afbrydelse tager det 15 minutter for en arbejdsgiver at komme tilbage til en produktiv tilstand.
Og hvad værre er: Tanker der fører til reelle fremskridt tager mindst 30 minutter at implementere . Ifølge Harvard Business Review bliver kun en ud af to timer brugt på produktivt arbejde. Den anden time går til tjekke e-mail, samtaler mellem kolleger, telefon opkald, toilet- og kaffepauser mv.
Det lyder måske dystert, men det er bare at indse, at du ikke har tid på sin side. Så hvis du vil have din virksomhed til at få mest muligt ud af hver dag, så må du finde nogle måder at skære ned på unødvendige aktiviteter, som ikke gavner produktiviteten.
Andre måder at være mere effektiv på, kunne være at flytte dit kontor og firma ind i et kontorhotel – læs mere om hvorfor kontorhotel
Kilder:
89% of workers admit wasting time in 2014 – up 20% from the previous year
Stats on wasted meetings
Australian businesses spend one third of their time on admin
UK SMEs waste four hours a day/three weeks a year with DIY IT
300 e-mails a week, productivity losses, etc
Google, Facebook and LinkedIn most popular distractions
56 interruptions per day, 80% unnecessary
Harvard Business Review: 30 minutes for progress, 15 minutes to recover from interruptions
Kontorhotel - er det dyrt at bo i Kontorhotel ? 